Elk bedrijf heeft er regelmatig mee te maken: een reorganisatie. Vaak is reorganiseren het laatste middel dat bedrijven en instellingen gebruiken om een organisatie weer gezond te maken. Maar een dergelijk veranderingsproces vindt niet alleen plaats in economisch slechte tijden, ook bij hoogconjunctuur voeren bedrijven reorganisaties door, bijvoorbeeld om aan de toegenomen vraag te kunnen voldoen. Of gewoon om de winstgevendheid te verbeteren of de continuïteit te bevorderen door innovatie of professionalisering.
Reorganisatie doorvoeren
Voor veel managers blijkt het nog niet zo makkelijk om te reorganiseren. Er kleven soms namelijk ook minder prettige consequenties aan een reorganisatie. En die kunnen stress veroorzaken. Op individueel niveau maar ook op organisatie niveau waardoor de productiviteit en effectiviteit van de organisatie worden aangetast. Deze stress probeer je als bedrijf natuurlijk zoveel mogelijk te vermijden. Het meest gevoelige punt ligt vaak bij rolverandering van medewerkers of misschien zelfs bij het ontslag van werknemers. Afhankelijk van de mate van reorganiseren vallen er wel of geen gedwongen ontslagen bij werknemers met een vast dienstverband.
In dit artikel bespreken we de belangrijkste stappen die u als manager moet doorlopen om een reorganisatie binnen een bedrijf goed door te kunnen voeren.
Stel een reorganisatieplan op
Voordat u naar buiten treedt met de boodschap om te reorganiseren, zult u eerst helder voor ogen moeten hebben Waarom er gereorganiseerd moet worden, en Wat en Hoe er gereorganiseerd moet worden en wie u in deze fase bij het plannen maken wil betrekken (Alleen het MT, of ook de ondernemingsraad en medewerkers).
Uiteraard moet ook het beoogd resultaat van de reorganisatie duidelijk zijn en wanneer dat gerealiseerd zal (moeten) zijn. Ook het financiële plaatje speelt natuurlijk een belangrijke rol. Het opstellen van een reorganisatieplan begint dus vaak met het stellen van een doel: Waar wilt u met het bedrijf staan, na de reorganisatie?
De onderbouwing van het doel van de reorganisatie bestaat doorgaans voornamelijk uit: 1) de achterliggende factoren en redenen en 2) toekomstig organogram met toelichting van de bezetting per afdeling en functie.
Andere vragen die in het reorganisatieplan beantwoord moeten worden, zijn:
- Hoeveel geld moet er worden bespaard met de reorganisatie en wat zijn de kosten van de reorganisatie?
- Op welke afdelingen en functies heeft de geplande reorganisatie invloed?
- Wat zijn de exacte personele gevolgen?
- Hoe wordt de boodschap gecommuniceerd naar de gehele organisatie. (Vooral een goede, motiverende communicatie kan veel organisatie stress voorkómen)
- Binnen hoeveel maanden dient de hele reorganisatie te zijn afgerond?
- Wat zijn de juridische gevolgen?
Wilt u advies over het opstellen van een reorganisatieplan? Neem vrijblijvend contact met ons op.
Personele gevolgen van de reorganisatie
Het belangrijkste onderdeel van het doorvoeren van een reorganisatie is het voorkomen van onnodige organisatiestress door onzekerheid bij het personeel. Onzekerheid leidt tot stress, demotivatie en productieverlies. Wees dus duidelijk over de gevolgen voor het personeel binnen uw organisatie. Onderschat dit niet, en maak eventueel een apart personeelsplan waarin u duidelijk en overzichtelijk naar voren brengt waaróm welke functies blijven, wijzigen en komen te vervallen.
Wijzigingen in personeelsbeleid
Houd uw personeel dus niet in het ongewisse en geef tijdig en duidelijk aan welke functies wijzigen. Hoe ziet het overgangsproces naar de nieuwe situatie eruit? Door wie worden de werknemers begeleid in dit proces? Wat zijn uw verwachtingen van de werknemers? Is er bijscholing nodig voor uw werknemers?
Sociaal plan
De rechten en plichten van werkgever en werknemers worden vaak opgesteld in een sociaal plan. Oók als er geen wettelijke verplichting is, is het verstandig zo’n plan op te stellen voor de reorganisatie die plaats gaat vinden. In een sociaal plan worden afspraken gemaakt omtrent relevante vertrekregelingen, mobiliteitsafspraken, en trainings- en omscholingsmogelijkheden.
Het effect op het blijvende personeel wordt vaak onderschat. Zij kijken immers hoe u omgaat met vertrekkers en betrekken dat op hun eigen relatie met u of het bedrijf. Op dit moment laat u hen zien wat voor een werkgever u bent!
Lees meer informatie over de precieze invulling van een sociaal plan.
Hoe kondig je een reorganisatie aan?
Een reorganisatie wordt vaak geassocieerd met een negatieve boodschap aan de organisatie. Dat hoeft niet zo te zijn. Emotionele reacties zijn vaak het gevolg van bekendmaking van ontslagen terwijl dit maar een onderdeel van de plannen is. Het kan bijvoorbeeld ook zijn dat de reorganisatie de concurrentiepositie de komende jaren versterkt. De boodschap moet dus goed, en evenwichtig aangekondigd worden. Er spelen twee belangrijke onderdelen bij het aankondigen:
– Allereerst moet de boodschap kort en krachtig zijn. Draai er niet omheen maar vertel waar het op staat. Alle partijen weten dan waar ze aan toe zijn en op deze manier is het duidelijk dat de directie heeft gedaan waar ze voor wordt betaald, namelijk het geven van richting aan het bedrijf en het nemen van besluiten.
– Ten tweede moet de boodschap helder worden overgebracht. Zodra er onduidelijkheden ontstaan of verschillende verhalen te ronde gaan, kan er weer onnodig veel stress ontstaan. Denk van tevoren ook na over het medium dat u gebruikt bij de aankondiging van uw boodschap.
Help uw ontslagen werknemers bij het vinden van een nieuwe baan
Probeer ten slotte uw werknemers ook informeel bij te staan waar mogelijk. Ook al ligt het niet vast in het sociaal plan, kijk wat in uw vermogen ligt om uw werknemers aan een nieuwe baan te helpen.
Leo Bisschop